Memantau pelaksanaan aktiviti-aktiviti projek dan pengesahan serahan-serahan adalah tugas harian Pengurus Projek dan PMO dalam Fasa Pelaksanaan dan Kawalan. Pemantauan dilaksanakan dengan membandingkan maklumat aktiviti projek terkini dengan maklumat baseline projek, iaitu menyemak sama ada aktiviti yang sedang dilaksanakan dibuat mengikut jadual sepertimana yang terkandung dalam Pelan Projek.
Pengurus Projek perlu mempunyai mekanisme yang sesuai untuk memantau pelaksanaan semua aktiviti projek. Contoh mekanisma pemantauan adalah melalui Carta Gantt (dalam format Microsoft Project) atau penggunaan perisian Pengurusan Projek yang khusus.
Salah satu cara mudah untuk memantau projek adalah dengan menggunakan jadual yang merekodkan sekurang-kurangnya maklumat tarikh mula dan tarikh siap perancangan dan sebenar bagi setiap aktiviti, serahan aktiviti dan siapa atau kumpulan yang dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan aktiviti yang berkaitan (rujuk Jadual 5.1).
Jadual 5.1: Contoh Mekanisme Pemantauan Aktiviti Utama
Pengurus Projek boleh mengubahsuai format jadual di atas mengikut kesesuaian seperti memasukkan “Tarikh Pindaan” (atau revised dates), sekiranya telah mendapat kelulusan untuk meminda tarikh mula dan tarikh siap yang dirancang. Namun demikian adalah dicadangkan tarikh-tarikh mula dan siap perancangan asal perlu dikekalkan dalam jadual berkenaan.
Bagi tujuan pemantauan yang lebih baik perlu dimasukkan status pelaksanaan setiap aktiviti, sama ada “siap”, “belum mula”, “lewat” dan sebagainya mengikut kesesuaian projek.
Untuk mendapatkan maklumat bagi mengisi jadual seperti di atas, Pengurus Projek perlu mengadakan perbincangan dengan ketua-ketua kumpulan. Pengurus Projek juga boleh meminta PMO mendapatkan laporan secara berjadual mengenai status kemajuan aktiviti daripada setiap kumpulan dengan menggunakan templat seperti dalam PPrISA16 - Laporan Status Projek (Kumpulan).
Peratus kemajuan projek adalah salah satu petunjuk terbaik untuk memantau status pelaksanaan projek secara keseluruhan. Ini boleh dilaksanakan dengan memberi wajaran atau pemberat kepada setiap aktiviti utama projek. Pengurus Projek hendaklah berbincang dengan Pemilik Projek dan pihak kontraktor (bagi projek secara outsourcing) untuk memberikan pemberat yang sesuai kepada aktiviti-aktiviti utama projek. Sebagai contoh, bagi projek jenis pembangunan sistem aplikasi yang juga melibatkan perolehan infrastruktur ICT, pemberat yang lebih tinggi perlu diberikan kepada aktiviti-aktiviti berkaitan dengan pembangunan sistem aplikasi.
Jadual 5.2 di bawah ialah contoh status kemajuan projek secara keseluruhan yang menggunakan pemberat sebagai pengukur peratus.
