5.1.8 Melaksanakan Pentadbiran Kontrak

Bagi projek yang dilaksanakan secara outsourcing, pada peringkat ini dokumen perjanjian telah ditandatangani oleh pihak agensi dan kontraktor.  Oleh itu, kedua-dua pihak bertanggungjawab melaksanakan aktiviti projek supaya menepati terma-terma kontrak dalam dokumen perjanjian tersebut. 

Bagi projek pembangunan aplikasi yang dibangunkan secara dalaman dan memerlukan perolehan infrastuktur ICT, urusan perolehan tender dilaksanakan dalam fasa ini dan bukan dalam Fasa Perancangan.  Pengurus Projek hendaklah melaksanakan aktiviti perolehan, lantikan kontraktor dan penyediaan dokumen perjanjian seperti mana yang telah dinyatakan di perenggan 4.5 Komponen Pengurusan Perolehan dan Kontrak.

Dengan adanya dokumen perjanjian yang mengandungi kontrak antara Kerajaan dengan kontraktor, Pengurus Projek hendaklah memainkan peranan aktif dalam urusan mentadbir kontrak dengan memastikan semua terma kontrak dipatuhi oleh kontraktor.  Jika terdapat pelanggaran atau percanggahan syarat kontrak, Pengurus Projek hendaklah mengambil tindakan sewajarnya seperti mana terkandung dalam dokumen perjanjian, seperti mengenakan denda atau Liquidated and Ascertained Damages (LAD) kepada kontraktor. 

Selain memantau kemajuan aktiviti projek, Pengurus Projek perlu juga memberi perhatian terhadap pembayaran kemajuan projek kepada kontraktor.  Pembayaran kemajuan projek perlu dilaksanakan mengikut jadual pembayaran dengan disertakan dokumen sokongan yang telah dipersetujui dalam kontrak.  Kelulusan pembayaran kemajuan perlu dilakukan melalui Jawatankuasa Pemandu Projek selaras dengan terma rujukan jawatankuasa berkenaan.