Bagi memastikan maklumat mengenai projek ICT yang dirancang untuk dilaksanakan ialah komprehensif pada peringkat permulaan projek ini, Pengurus Projek hendaklah mengenal pasti risiko projek, faktor kejayaan kritikal serta faedah/impak projek kepada sektor awam dan/atau rakyat. Maklumat berkenaan perlulah direkodkan di ruang yang disediakan dalam templat DPP.
a) Risiko Projek
Sebarang risiko perlu dikenal pasti supaya ianya dapat dikawal dan diuruskan dengan baik dan seterusnya dapat mengelak timbulnya isu yang boleh menjejaskan tempoh, kos dan kualiti serahan projek. Aspek risiko yang perlu diberi perhatian ialah dari segi pengurusan dan keperluan projek, sumber manusia, pengurusan perubahan, teknikal, pengujian dan integrasi dan pemilihan kontraktor.
Bagi kaedah pelaksanaan projek secara outsourcing atau co-sourcing, risiko yang dikenal pasti boleh dijadikan sebagai asas penilaian tender/sebutharga iaitu sama ada cadangan yang dikemukakan berisiko tinggi ataupun tidak dan kaedah yang dicadangkan untuk meminimumkannya.
b) Faktor Kejayaan Kritikal atau Critical Success Factor (CSF)
Faktor kejayaan kritikal atau CSF merupakan perkara yang menjadi sokongan kepada kejayaan projek. Berikut adalah antara contoh CSF:
- Sokongan dan komitmen yang tinggi oleh pihak pengurusan atasan agensi;
- Penglibatan aktif dan komitmen pemilik projek atau pengguna sepanjang tempoh pelaksanaan projek;
- Penglibatan SME pada peringkat awal projek;
- Polisi dan dasar yang mantap; dan
- Pasukan projek yang fokus, berdedikasi dan berkemahiran.
c) Faedah dan Impak Projek
Pengurus Projek hendaklah mengenal pasti faedah dan impak (positif atau negatif) melaksanakan projek ICT secara keseluruhan. Maklumat mengenai faedah projek boleh diperoleh daripada KPI projek yang telah dikenal pasti, seperti peningkatan penyampaian perkhidmatan agensi yang boleh dicapai dan peningkatan produktiviti personel. Impak projek terhadap agensi pula boleh dikaji dari aspek prosedur, proses kerja, keselesaan bekerja, pengurangan personel dan sebagainya.
Hasil daripada semua aktiviti di atas, semua maklumat dalam DPP adalah lengkap, kecuali perlu dimuktamadkan maklumat anggaran kos. DPP tersebut boleh digunakan sebagai dokumen sokongan untuk memohon peruntukan kewangan supaya dapat memuktamadkan kos yang diperuntukkan bagi melaksanakan projek ICT berkenaan.