Permohonan peruntukan kewangan ialah aktiviti utama yang kedua dalam Fasa Permulaan projek (sila rujuk Rajah 3.2). Input kepada aktiviti utama ini ialah DPP yang telah disediakan dan output ialah DPP yang mengandungi peruntukan kewangan yang diluluskan oleh Kerajaan sebagai kos projek.
Proses memohon peruntukan kewangan adalah seperti digambarkan dalam bentuk carta alir dalam Rajah 3.4 di bawah. Terdapat lima aktiviti dalam carta alir berkenaan. Tiga aktiviti penting adalah:
- Memohon kelulusan peruntukan kewangan di bawah belanjawan pembangunan;
- Melaksanakan pengurusan nilai (value management); dan
- Mengemas kini maklumat dalam DPP.
Rajah 3.4: Carta Alir Proses bagi Memohon Peruntukan Kewangan
3.3.1 Memohon Peruntukan Kewangan Di Bawah Belanjawan Pembangunan
Peruntukan kewangan untuk melaksanakan projek ICT adalah menggunakan belanjawan pembangunan di bawah Rancangan Malaysia lima tahun. Permohonan peruntukan kewangan perlu dikemukakan kepada Unit Perancang Ekonomi (UPE) melalui kementerian selaras dengan pekeliling UPE yang berkaitan dan sedang berkuat kuasa.
Portal UPE perlu dirujuk untuk mendapatkan dasar dan peraturan terkini tentang perancangan dan pelaksanaan projek pembangunan termasuk projek ICT. Mengikut peraturan yang terpakai pada masa ini ialah agensi perlu mengemukakan permohonan peruntukan kewangan projek secara dalam talian melalui Sistem Pemantauan Projek II atau SPP II.
3.3.2 Melaksanakan Pengurusan Nilai (Value Management)
Bagi projek ICT yang diluluskan peruntukan kos sebanyak RM50 juta atau lebih, agensi dikehendaki melaksanakan aktiviti pengurusan nilai atau Value Management (VM) supaya projek ICT yang dibangunkan memenuhi objektif dan keperluan yang disasarkan serta mencapai pulangan nilai untuk wang (value for money), selaras dengan pekeliling semasa yang dikeluarkan oleh UPE.
Skop dan had nilai kelulusan teknikal projek ICT perlulah dirujuk kepada pekeliling Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal MAMPU yang terkini.
3.3.3 Mengemas Kini Maklumat DPP
Setelah mendapat kelulusan peruntukan kewangan yang muktamad (termasuk keputusan kos, hasil daripada aktiviti pengurusan nilai), Pengurus Projek hendaklah menyemaknya dengan anggaran kos asal dalam DPP. Sekiranya didapati amaun adalah berlainan, maklumat dalam DPP perlu dikaji semula dan membuat pindaan sewajarnya terhadap semua butiran (dari skop hingga ke faedah dan impak projek) supaya selaras dengan peruntukan kewangan yang diluluskan.
Tandatangan pemilik projek, Pengarah Projek (jika ada) dan Pengurus Projek diperlukan dalam DPP supaya semua pihak berkaitan bersetuju dengan butiran perancangan melaksanakan projek ICT berkenaan seperti mana yang termaktub dalam DPP tersebut.