Setiap projek ICT yang perlu dibangunkan mempunyai rasional untuk memastikan wajar dilaksanakan. Rujukan utama bagi seorang Pengurus Projek mendapatkan rasional yang jelas adalah melalui dokumen Pelan Strategik ICT atau ICT Strategic Plan (ISP) dan dokumen Enterprise Architecture (EA) yang sedia ada di agensi.
ISP merupakan dokumen yang menyenaraikan inisiatif ICT yang perlu dilaksanakan bagi menyokong perancangan strategik keseluruhan agensi.
EA pula ialah dokumen yang menjelaskan pendekatan berstruktur dan digunakan sebagai amalan untuk membantu agensi mencapai objektifnya secara berkesan melalui persefahaman, perancangan dan penyelarasan merentasi proses kerja, data, aplikasi dan teknologi yang sedia ada.
Selain itu, rasional projek boleh juga dikenal pasti melalui cabaran dan masalah/isu yang sedang dihadapi oleh agensi, seperti yang berikut:
- Masalah kelemahan sistem aplikasi sedia ada;
- Masalah infrastruktur ICT (perkakasan, perisian, rangkaian);
- Masalah penyenggaraan aplikasi dan infrastruktur ICT;
- Keperluan untuk perluasan perkhidmatan penyampaian;
- Keperluan untuk memperbaik proses perkhidmatan; dan
- Keperluan untuk perkongsian pintar, dari aspek maklumat dan/atau perkhidmatan.
Maklumat berkaitan dengan rasional melaksanakan projek ICT merupakan sebahagian daripada “Latar Belakang” projek dalam templat PPrISA 01 – Dokumen Permulaan Projek.