Permohonan kelulusan melaksanakan projek merupakan aktiviti utama yang terakhir dalan fasa permulaan projek (rujuk Rajah 3.2). Input kepada aktiviti utama ini ialah DPP yang mengandungi kos projek yang muktamad dan output ialah kelulusan daripada pihak berkuasa berkaitan untuk agensi mula melaksanakan projek ICT tersebut.
Carta alir dalam Rajah 3.5 di bawah menjelaskan aktiviti-aktiviti bagi permohonan kelulusan melaksanakan projek berpandukan pekeliling Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal MAMPU yang terkini. Sebagai ringkasan, untuk melaksanakan projek ICT, agensi perlu memohon kelulusan daripada tiga jawatankuasa yang berikut:
- Jawatankuasa Pemandu ICT peringkat agensi;
- Jawatankuasa Pemandu ICT peringkat Kementerian/SUK; dan
- Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTISA) yang urus setianya ialah MAMPU, Jabatan Perdana Menteri.
Rajah 3.5: Carta alir proses memohon kelulusan pelaksanaan projek ICT
Berikut ialah keterangan mengenai permohonan kelulusan daripada ketiga-tiga jawatankuasa tersebut.
3.4.1 Memohon Kelulusan Jawatankuasa Pemandu Peringkat Agensi
Pengurus Projek atau Pemilik Projek hendaklah membentangkan DPP bagi projek ICT berkenaan untuk mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) di peringkat agensi. Tujuan utama pembentangan berkenaan adalah untuk menjelaskan perancangan projek ICT sepertimana yang terkandung dalam DPP dan mendapat persetujuan atau buy in dari semua pihak berkaitan dengan projek tersebut.
Selepas mendapat kelulusan JPICT pada peringkat agensi, permohonan kelulusan pula perlu dikemukakan kepada JPICT di peringkat kementerian. Sebaliknya jika keputusan adalah membatalkan projek maka pelaksanaan projek ini dihentikan. Pengurus Projek perlu merekodkan tarikh dan keputusan mesyuarat jawatankuasa berkenan dalam templat DPP.
3.4.2 Memohon Kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT Peringkat Kementerian atau Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
Setiap projek ICT yang dicadangkan pelaksanaannya hendaklah mendapat kelulusan daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) pada peringkat Kementerian atau Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK). JPICT tersebut boleh membuat keputusan sama ada meluluskan pelaksanaan projek ICT berkenaan ataupun membatalkan pelaksanaan projek tersebut.
Sekiranya keputusan adalah meluluskannya, jawatankuasa tersebut hendaklah memutuskan sama ada perlu mengemukakan permohonan kepada JTISA untuk kelulusan teknikal ataupun meneruskan pelaksanaan projek ke fasa berikut (Fasa Perancangan). Sila rujuk pekeliling Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal MAMPU yang terkini bagi mengenal pasti projek ICT yang perlu dibawa ke peringkat JTISA untuk kelulusan teknikal.
Adalah tanggungjawab Pengurus Projek bertanggungjawab untuk merekodkan dalam templat DPP sebarang keputusan yang dicapai oleh JPICT pada peringkat kementerian/SUK.
3.4.3 Memohon Kelulusan Teknikal daripada JTISA MAMPU
Setelah menerima kelulusan JPICT pada peringkat kementerian/SUK, agensi perlu mengemukakan permohonan kelulusan teknikal kepada JTISA mengikut syarat yang ditetapkan dalam pekeliling Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal MAMPU yang terkini. Keputusan JTISA perlu direkodkan dalam templat DPP, sama ada meneruskan pelaksanaan projek ICT berkenaan atau agensi perlu menambahbaik permohonan dari aspek teknikal.
Selepas mendapat kelulusan JTISA, agensi dikehendaki memastikan peraturan dan prosedur yang terdapat dalam pekeliling Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal MAMPU yang terkini dipatuhi sepanjang tempoh pembangunan projek ICT. Bagi projek ICT jenis pembangunan sistem aplikasi pula, agensi perlu melaporkan pelaksanaan sistem aplikasi tersebut kepada JTISA selepas satu tahun beroperasi.