Penyediaan pelan kerja projek atau work breakdown structure (WBS) merupakan teknik untuk mengenal pasti semua aktiviti yang perlu dilaksanakan bagi menghasilkan serahan-serahan projek.
WBS digambarkan dalam bentuk hierarki dan peringkat pertama ialah serahan-serahan projek, peringkat seterusnya ialah tugasan atau aktiviti/sub aktiviti yang perlu dikenal pasti untuk menghasilkan serahan yang berkenaan. Peringkat yang paling bawah adalah pakej kerja, iaitu komponen aktiviti paling kecil yang boleh diuruskan oleh individu atau pasukan projek (project team) dalam tempoh masa dan kos yang ditetapkan.
Rajah 4.6: Pelan Kerja Projek atau Work Breakdown Structure (WBS)
Rajah 4.6 di atas menggambarkan WBS bagi Projek XYZ yang menghasilkan empat serahan (pada peringkat 1). Peringkat 2, 3 dan 4 ialah tugasan/aktiviti atau pakej kerja yang perlu dilaksanakan untuk menghasilkan serahan-serahan yang berkaitan. Pakej kerja tidak semestinya pada peringkat yang sama. Perincian tugasan/aktiviti sehingga ke peringkat pakej kerja ditentukan oleh Pengurus Projek berdasarkan perbincangan dengan ahli pasukan projek.
Bagi projek yang berskala besar yang perlu dilaksanakan secara berfasa, WBS pada peringkat 1 ialah fasa projek atau sub projek dan pada peringkat 2 ialah serahan-serahan utama dalam setiap fasa atau sub-projek tersebut, manakala di peringkat 3 dan seterusnya adalah tugasan/aktiviti atau pakej kerja yang berkaitan.
Sebagai contoh yang lebih spesifik, Rajah 4.7 menunjukkan sebahagian daripada WBS bagi Projek Membangunkan Sistem A.
Rajah 4.7: Contoh WBS bagi Projek Membangunkan Sistem A
Dengan adanya WBS, semua tugasan atau aktiviti yang perlu dilaksanakan dalam projek ICT dapat dikenal pasti. Seterusnya Pengurus Projek hendaklah menyediakan profil bagi semua tugasan/aktiviti, iaitu keterangan tugasan/aktiviti, tempoh pelaksanaannya, dan maklumat kebergantungan (dependency) dalam kalangan tugasan/aktiviti. Profil tugasan/ aktiviti ini digunakan sebagai input kepada proses seterusnya.