Proses memohon kelulusan Pelan Pengurusan Projek (PPP) adalah yang terkahir dalam Fasa Perancangan dan ia mengandungi dua aktiviti, iaitu mengemaskini dokumen PPP dan memperoleh kelulusan Jawatankuasa Pemandu Projek mengenai projek yang terkandung dalam dokumen PPP.
a) Mengemaskini Dokumen PPP
Pengurus Projek hendaklah mengkaji semula dan mengemaskini dokumen PPP supaya teratur dan komprehensif. Maklumat yang perlu diberi penekanan adalah seperti di PPrISA02 - Pelan Pengurusan Projek.
Dokumen PPP perlu mengandungi maklumat kawalan projek sama ada ia sebahagian daripada dokumen PPP ataupun secara berasingan, bergantung pada jenis dan kaedah pelaksanaan projek. Bagi projek yang dibangunkan secara dalaman atau tempoh pelaksanaan projek adalah pendek (sebagai contoh: Projek Perolehan Perkakasan dan Perisian), maklumat tersebut hanya perlu diperincikan dalam dokumen PPP dan tidak memerlukan penyediaan pelan-pelan secara berasingan. Bagi projek yang lebih kompleks seperti projek pembangunan atau peluasan aplikasi, adalah lebih sesuai disediakan secara berasingan semua pelan kawalan projek supaya mudah dikemas kini jika ada pindaan kelak sepanjang tempoh pelaksanaan projek.
b) Memperoleh Kelulusan PPP
Pengurus Projek dikehendaki membentangkan dokumen PPP yang telah dikemas kini kepada Jawatankuasa Pemandu Projek bagi meluluskan:
• Butiran asas projek seperti skop, serahan, kaedah pelaksanaan, kos dan tempoh pelaksanaan projek;
• Struktur organisasi projek termasuk cadangan penubuhan Jawatankuasa Pelaksanaan (atau Teknikal) Projek (meliputi pengerusi, ahli, urus setia dan terma rujukan) dan SME projek;
• Struktur dan ahli pasukan projek, termasuk Pengarah Projek (jika perlu), Pengurus Projek, ketua-ketua pasukan, terma rujukan setiap pasukan dan pasukan projek kontraktor (jika berkaitan); dan
• Aktiviti melaksanakan projek untuk menghasilkan serahan-serahan serta pelan-pelan megawal projek ICT.
Setelah diluluskan, dokumen PPP merupakan dokumen rasmi yang digunakan sebagai baseline atau asas untuk melaksanakan dan mengawal aktiviti-aktiviti projek dalam fasa yang berikut, iaitu Fasa Pelaksanaan dan Kawalan Projek. Dokumen PPP ini perlu direkodkan sebagai “Pelan Pengurusan Projek Versi 1.0”.
Pengurus Projek bertanggungjawab untuk memantau dan menjejak (track) atau mengawal (control) sebarang pindaan yang berlaku terhadap projek ICT yang berkenaan. Oleh itu, Pengurus Projek dan/atau PMO perlu sentiasa mengemas kini PPP dalam versi yang berlainan apabila berlaku sebarang pindaan. Pindaan berkenaan perlu mendapat persetujuan daripada semua pihak yang terlibat dan bagi pindaan yang memberi impak kepada skop, kos dan tempoh pelaksanaan perlu mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemandu Projek.