Bagi projek ICT yang dilaksanakan secara outsourcing atau co-sourcing. Pengurus Projek perlu melaksanakan urusan perolehan dan lantikan kontraktor dalam Fasa Perancangan ini, bagi projek pembangunan aplikasi secara dalaman yang memerlukan perolehan infrastruktur ICT urusan in dilaksanakan dalam Fasa Pelaksanaan dan Kawalan Projek.
Pengurus Projek hendaklah memastikan tatacara perolehan yang sedang berkuatkuasa untuk menguruskan sebarang perolehan sumber projek. Pengurus projek perlulah merujuk kepada pekeliling atau garis panduan berkaitan perolehan semasa yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia. Perolehan projek ICT boleh dilaksanakan dengan beberapa cara samada pembelian terus, sebut harga, tender terbuka, ternder terhad, Request for Proposal (RFP) atau eBidding tertakluk kepada had nilai dan tatacara perolehan yang berkuatkuasa.
4.5.1 Menyediakan Dokumen Perjanjian
Selepas surat setuju terima ditandatangani, satu dokumen perjanjian perlu disediakan. Dokumen ini menandakan terdapat ikatan kontrak rasmi antara Kerajaan dengan syarikat yang dilantik sebagai kontraktor melaksanakan projek ICT yang berkenaan.
Aktiviti menyediakan terma kontrak dalam dokumen perjanjian tersebut perlu melibatkan pemilik projek, syarikat yang dilantik (Kontraktor), SME, Pegawai Teknologi Maklumat agensi dan Pegawai Undang-Undang agensi. Pengurus Projek hendaklah memastikan aktiviti penyediaan, semakan dan kelulusan kontrak mematuhi tatacara penyediaan kontrak yang berkuatkuasa. Bagi Projek ICT yang melibatkan perolehan infrastruktur ICT dan pembangunan aplikasi, garis panduan kontrak telah disediakan oleh Kementerian Kewangan.
Pengurus Projek seterusnya perlu berurusan dengan pegawai Bahagian Perolehan untuk memastikan dokumen perjanjian ini ditandatangan oleh pegawai yang bertanggungjawab di agensi (mewakili Kerajaan) dan juga pegawai yang bertanggungjawab di syarikat swasta yang merupakan kontraktor bagi projek ICT berkenaan.